Oldtimerfriends schikt zich naar de vereisten van de General Data Protection Regulation / Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679 van 27/04/16) en ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de hieronder opgesomde basisprincipes van haar algemeen privacybeleid. 

Definities 

In dit kader verstaan wij onder : 
Persoonsgegevens : alle data of informatie die toelaat een natuurlijk persoon direct of indirect te identificeren. 
Verwerking van persoonsgegevens :  elke handeling m.b.t. het automatisch of gestructureerd inzamelen, opslaan, uitwisselen, bewerken, verrijken en wissen van persoonsgegevens. Dataverwerkingsverantwoordelijke : de partij die de persoonsgegevens verzamelt en er eigenaar van is. 
Dataverwerker : elke organisatie die data opslaat of verwerkt volgens de instructies van de Dataverwerkingsverantwoordelijke. 
Datasubjecten : de personen van wie de persoonsgegevens verwerkt worden. 

Basisprincipes 

1. Rechtmatigheid van verwerking 

Oldtimerfriends BV zamelt enkel persoonsgegevens in de mate dat het datasubject daartoe zijn expliciete ondubbelzinnige toestemming gegeven heeft (bv. door inschrijving op de nieuwsbrief op de Website), voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van Oldtimerfriends BV of een derde (bv. informatieverstrekking na inschrijving voor een evenement), of voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij het datasubject betrokken partij is. 

2. Specifieke doelbinding 

De inzameling van persoonsgegevens is aangepast aan het beperkte doel waarvoor de persoonsgegevens gebruikt worden. Oldtimerfriends BV zamelt persoonsgegevens in enkel met als doel de datasubjecten gericht op de hoogte te stellen van geplande evenementen of algemeenheden inzake het oldtimergebeuren in het algemeen middels e-mailings of een afgesloten contract correct te kunnen uitvoeren, inclusief de facturatie van de geleverde diensten. 

Oldtimerfriends BV sluit met zijn klanten contracten af in het kader van de organisatie van dagtrips of reizen.  

3. Minimale gegevensinzameling 

Oldtimerfriends BV bewaart geen persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de hiervoor omschreven doelstellingen. 

Oldtimerfriends BV zamelt maximaal volgende persoonsgegevens in: voornaam, achternaam, woonplaats, geboortedatum, identiteitsgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, B.T.W.-nummer indien van toepassing en wagen specifieke gegevens in het kader van de organisatie van reizen en evenementen (merk, type, nummerplaat, bouwjaar van de wagen). 
Voor het goede verloop van de reis worden ook geboorteplaats, geslacht, kledingmaat, nationaliteit en eventuele allergiën en andere voorkeuren (vb: vegetariër,....) opgeslagen. Deze data worden enkel aan de desbetreffende restaurants doorgegeven.  

4. Punctueel correcte gegevens 

Oldtimerfriends BV streeft ernaar om zo correct mogelijke persoonsgegevens te bewaren. 

Aangezien Oldtimerfriends BV enkel persoonsgegevens bewaart die door de datasubjecten zelf ter beschikking zijn gesteld, zijn het de datasubjecten zelf die deze doelstelling helpen verwezenlijken. Oldtimerfriends BV gaat ervan uit dat de persoonsgegevens die door de datasubjecten ter beschikking zijn gesteld correct, accuraat, volledig en actueel zijn en door de datasubjecten, wanneer nodig, onmiddellijk geactualiseerd worden.  

5. Beperkt in omvang en tijd 

Oldtimerfriends BV streeft ernaar om persoonsgegevens die niet meer dienstig of relevant zijn in het kader van de hiervoor opgesomde doelstellingen binnen aanvaardbare termijnen te schrappen en te verwijderen uit haar databestanden.  

6. Integriteit, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en veiligheidsvereisten 

Oldtimerfriends BV zal de persoonsgegevens gepast beveiligen of laten beveiligen door de dataverwerkers waarop ze beroep doet. Hoewel wij aangepaste beveiligingsmaatregelen toepassen op de door de datasubjecten verstrekte persoonsgegevens moeten de datasubjecten er zich van bewust zijn dat de transmissie van data over het internet nooit geheel veilig is. 

Bestanden van persoonsgegevens 

Persoonsgegevens worden enkel bijgehouden in volgende bestanden : (i) in Mailchimp, onder de paswoord beveiligde log-in van Oldtimerfriends BV, beheerd door Oldtimerfriends BV, Solheidestraat 27, 1653 Dworp, België (enkel voornaam, achternaam en e-mailadres van de datasubjecten); (ii) in de Google Forms onder de paswoordbeveiligde log-in van Oldtimerfriends BV op Google Drive, beheerd door Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Verenigde Staten (voor wat betreft de bovenstaande reeds vermelde  gegevens rond piloot, co-piloot en wagen) en (iii) in de Excelsheets, Word- en PDF-documenten nodig voor de organisatie van de evenementen van Oldtimerfriends BV alsook voor de facturatie. 

Inzake de G.D.P.R.-compliance van de dataverwerkers Oldtimerfriends BV en Google verwijzen wij naar de betreffende policy statements op hun websites, resp. www.oldtimerfriends.be en www.google.be. 
Adres Google België : Chaussee d’Etterbeek 180, 1040 Brussel.
Adres Google Europe: Gordon House, Barrow St, Dublin 4, Ierland

Overdracht van persoonsgegevens 
Oldtimerfriends BV draagt in principe geen persoonsgegevens over aan eender welke andere instantie dan de dataverwerkers hiervoor genoemd. 
Indien Oldtimerfriends BV beroep doet op bijkomende dataverwerkers in het kader van de organisatie van een evenement (bv. hotels, transporteurs, verzekeraars, etc.) dan zijn deze geïdentificeerd in het betreffende roadbook.  

Cookies 
Cookies zijn kleine databestanden die op uw computer of mobiel apparaat worden geïnstalleerd als u een website bezoekt. Het cookie-bestand bevat een unieke code die toelaat om uw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de betreffende website of bij latere, herhaalde bezoeken. Cookies maken de interactie tussen de gebruiker en de website gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van een website of applicatie. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud van een website of applicatie relevanter te maken voor de bezoeker door die aan te passen aan zijn persoonlijke smaak en behoeften. 
Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om een website op een goede manier te kunnen gebruiken, zo bv. om de informatie te onthouden die de gebruiker invult, videoweergave te optimaliseren, browserinstellingen optimaal uit te lezen, etc. Indien de gebruiker deze cookies weigert dan zal de bezochte website niet naar behoren functioneren. 
De Website gebruikt bovendien performantie- en analysecookies om algemene informatie in te zamelen over de manier waarop bezoekers de website gebruiken (logbestands- en apparaat gegevens). Van deze ingezamelde data kunnen statistische analyses gemaakt worden die inzicht geven in de gebruiksvriendelijkheid van de Website. 
De gebruiker van de Website aanvaardt het gebruik van cookies door de Website. U kan cookies afkomstig van de Website nochtans steeds weigeren via uw browserinstellingen. U kan op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies van uw computer of mobiel apparaat verwijderen. 

Rechten van het datasubject 

Wat betreft de ex ante rechten van de datasubjecten heeft Oldtimerfriends BV in deze beleidsverklaring uitvoerige informatie verstrekt om in alle transparantie te handelen. De datasubjecten hebben tevens de ex post rechten tot inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking, overdraagbaarheid en verzet. 
Geschillen kunnen worden voorgelegd aan de gegevensbeschermingsautoriteit. (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)
Om deze rechten uit te oefenen of om een vraag te stellen omtrent de (wijze van) verwerking van uw persoonsgegevens kan u een e-mail zenden aan de dataverwerkingsverantwoordelijke, Oldtimerfriends BV, via het contactformulier op de Website of een brief richten aan de dataverwerkingsverantwoordelijke via het adres op de Website.  

Laatst bijgewerkt op 11/03/24.