Bijzondere reisvoorwaarden Oldtimerfriends BV

Aanvullend op en ter verduidelijking van onze algemene voorwaarden, maken onderstaande bijzondere reisvoorwaarden integraal deel uit van de pakketreisovereenkomst afgesloten tussen de reiziger en Oldtimerfriends BV en zijn van toepassing op alle reizen (ook de weekends) geboekt vanaf 05/01/2024.

Voorafgaandelijk

Zorg dat je vóór het boeken van een reis je ervan bewust bent dat Oldtimerfriends BV geen risicovrije pakketreizen aanbiedt langs platbelopen paden. Het betreft vaak roadtrips die avontuurlijk kunnen zijn.
Dit is dan ook geenszins te vergelijken met een klassieke pakketreis.
Je wil bij ons een reis boeken omdat wij een ervaren en kwaliteitsvolle reisorganisatie zijn. Je moet je echter ook realiseren dat voor het soort reizen dat wij aanbieden er ook enige ervaring wordt verwacht van de reizigers. Je moet je op voorhand bezinnen over je eigen capaciteiten, alsook de risico’s van de roadtrips afwegen.
Je dient ook te begrijpen dat deze roadtrips met eigen risico’s komen. Oldtimerfriends BV kan dan ook niet aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van deze onvoorziene gebeurtenissen en omstandigheden.

Beperkte mobiliteit

Onze reizen zijn mogelijks minder geschikt voor personen met een beperkte mobiliteit: laat het ons tijdig weten zodat we samen naar oplossingen kunnen zoeken.

Artikel 1: Lidmaatschap

Onze reizen zijn groepsreizen voor de leden van Oldtimerfriends.

Artikel 2: Taal

De (toeristische) dienstverlening wordt zoveel mogelijk in het Nederlands verstrekt, en waar dat niet mogelijk is in het Engels en/of het Frans.

Artikel 3: Aanbod

1. Het aanbod/de informatie in onze nieuwsbrieven, op onze website en sociale media zijn te goeder trouw opgemaakt op basis van gegevens die op dat moment beschikbaar waren.

2. Het aangeboden programma is onder voorbehoud van wijzigingen. We zullen er zorg voor dragen dat het volledige reisprogramma kan uitgevoerd worden zoals beschreven op onze website en in de pakketreisovereenkomst. We mogen echter het aangeboden programma wijzigen, voor zover we gelijkwaardige alternatieven aanbieden. Wijzigingen in het programma of hotels geven geen recht tot annulatie van deelname.

3. Wanneer de genoemde hotels niet meer beschikbaar zijn, zullen alternatieven voorgesteld worden, de route zelf zal niet of minimaal wijzigen. Bij prijswijziging wordt dit eerst aan de klant voorgelegd.

4. We hechten veel belang aan milieu, hygiëne, veiligheid en welzijn. Bij twijfelachtige (weer)omstandigheden gaan we elk risico uit de weg en wordt er soms noodgedwongen eens iets geannuleerd.

5. De vermelde uurregelingen zijn indicatief. De reiziger dient in alle omstandigheden er rekening mee te houden dat deze zowel voor als tijdens de reis gewijzigd kunnen worden. De indicatieve vluchturen en -routes zijn, te allen tijde onder voorbehoud en onderhevig aan wijzigingen. Deze regel geldt ook na ontvangst van de reisdocumenten. Dergelijke wijzigingen geven geen recht op terugbetaling of prijswijziging.

Artikel 4: Verzekeringen

Als reisagentschap is Oldtimerfriends BV verzekerd tegen

Insolventie, middels een insolventieverzekering

Er wordt een voorschot van 60% gevraagd bij inschrijving op één van onze activiteiten om de voorschotten aan onze plaatselijke partners te verzekeren. Het saldo wordt 30 dagen vóór het begin van de activiteit gevraagd. Met onze insolventieverzekering is elke deelnemer verzekerd om zijn voorschot(ten) terug te krijgen mochten we, als organisator Oldtimerfriends BV, in gebreke blijken tov. van onze engagementen (faling, gerechtelijke herstructurering, enz.).

Verzekering BA Pro Organisator

Deze verzekering dekt elke beheerfout van de organisator Oldtimerfriends BV die zich tijdens de duur van een georganiseerde activiteit zou kunnen voordoen.

Oldtimerfriends BV vraagt aan elke deelnemer om de volgende verzekeringen af te sluiten:

1.Een annulatieverzekering;

2.Een verzekering voor het voertuig en de inzittenden;

3.Een repatriëringsverzekering voor het voertuig en de inzittenden met inbegrip van een vervangwagen.

Vraag aub. meer info aan uw verzekeringsmakelaar.

Artikel 5: Prijzen

1. De overeengekomen prijs in de pakketreisovereenkomst is – behoudens kennelijke materiële vergissing vast en alle verplichte diensten zijn inbegrepen, behalve deze die, ingevolge lokale reglementeringen, enkel ter plaatse door de reiziger in contanten kunnen betaald worden en deze vermeld in de reisbeschrijving onder ‘Niet inbegrepen zijn’.

2. De prijzen zijn steeds per team van 2 personen, tenzij anders vermeld.

3. De reis naar de startplaats en de terugkeer vanaf het eindpunt van de reis of het weekend aangeboden door Oldtimerfriends BV maakt geen deel uit van de pakketreisovereenkomst. De informatie over mogelijke vluchten is louter informatief.

4. Ook het transport heen en terug van de wagens maakt geen deel uit van de pakketreisovereenkomst. Elke deelnemer is immers vrij in zijn keuze van het vervoersmiddel dat hij wenst te gebruiken om zich naar de startplaats te begeven. En om terug te reizen.

5. Ook niet-inbegrepen zijn: kosten voor reispas, visum, inentingen, verzekeringen, alle persoonlijke uitgaven, fooien en uitstappen die niet uitdrukkelijk als inbegrepen aangeduid zijn.

6. Prijzen die telefonisch door Oldtimerfriends BV worden gegeven, zijn steeds onder voorbehoud. Enkel schriftelijke prijsbevestigingen zijn geldig.

7. De prijzen zijn berekend op basis van de tarieven en wisselkoersen voor het verblijf en de andere diensten in het buitenland die op datum van reservatie gelden; op de tarieven voor het vervoer die op datum van reservatie bekend zijn. Indien een herziening nodig is, wordt deze evenredig toegepast op het onderdeel van de reis, dat aan herziening onderhevig is.

8. Taxen hotels: we hebben de prijzen berekend volgens de op dat moment geldende taxen. In geval een van de respectievelijke overheden zou beslissen deze tax te verhogen, zijn we genoodzaakt deze verhoging in dezelfde verhouding door te rekenen.

9. Prijsverhogingen: zie art. 5 van de Algemene Voorwaarden van de Geschillencommissie.

Artikel 6: Betalingen

1. We hanteren een voorschot van 60% van de totale reissom en de verplichte verzekeringen (zie aldaar) dienen afgesloten te zijn.

2. Het saldo dient 30 dagen voor afreis betaald te worden.

3. De betaling van je voorschot en saldo dient te gebeuren voor de opgegeven vervaldag die vermeld staat op je bevestigings-e-mail) of factuur.

4. Elke factuur/bevestigings-e-mail waartegen binnen de 3 dagen na de ontvangst geen aangetekend protestschrijven wordt ontvangen, wordt als definitief aanvaard beschouwd.

5. Alle facturen/bevestigings-e-mail zijn contant betaalbaar, uiterlijk tegen de op de factuur/bevestigings-e-mail vermelde vervaldatum. Het toezenden van de factuur/bevestigings-e-mail geldt als aanmaning tot betaling.

6. In geval van niet-betaling op de vervaldag zal van rechtswege en zonder voorafgaande aanmaning een verwijlinterest van 12% per jaar verschuldigd zijn. Daarenboven zal het bedrag van de factuur van rechtswege en zonder voorafgaande aanmaning vermeerderd worden met een forfaitaire en onherleidbare vergoeding van 15% ten titel van forfaitaire schadevergoeding, met een minimum van € 50.

7. Bij niet-tijdige betaling van het saldo heeft de organisator, na een ingebrekestelling lastens de inschrijver, het recht de pakketreisovereenkomst te verbreken en de contractuele annuleringsvoorwaarden toe te passen.

8. Bij niet-tijdige betaling van het voorschot heeft de organisator, na een ingebrekestelling lastens de inschrijver, het recht de pakketreisovereenkomst te verbreken en de contractuele annuleringsvoorwaarden toe te passen.

9. Voor online boekingen gelden identiek dezelfde voorwaarden.

Artikel 7: Inschrijven, annuleren en wijzigen

1. Op het moment dat je alle gegevens via het inschrijvingsformulier op de website van Oldtimerfriends heb doorgegeven, akkoord ben gegaan met de voorwaarden, beschouwt Oldtimerfriends dit als een voorinschrijving. Na verzending van een uitnodiging tot betaling van het voorschot of een voorschotfactuur is jouw inschrijving definitief. Oldtimerfriends gaat er van uit dat je op de hoogte ben van de voorwaarden die van toepassing zijn op de reisovereenkomst.

2. De (voor)inschrijving zal je zo spoedig mogelijk via een e-mail bevestigd worden. Je dient zelf te controleren of je de bevestiging daadwerkelijk heb ontvangen en ben zelf verantwoordelijk voor het opgeven van de juiste (elektronische) adresgegevens. Oldtimerfriends kan hier geen verantwoordelijkheid voor nemen.

3. Wie andere deelnemers inschrijft is aansprakelijk voor het nakomen van de Algemene en Bijzondere Voorwaarden door de door hem ingeschreven personen.

4. De annuleringskosten zijn variabel volgens het tijdstip van annulering. De juiste datum van de annulering wordt bepaald door de datum van ontvangst door de organisator. Indien de annulering of wijziging wordt doorgestuurd op een zaterdag, zondag of feestdag is zij tegenover de organisator slechts tegenstelbaar op de eerstvolgende werkdag. De annulering van een gereserveerde reis of weekend is pas rechtsgeldig indien Oldtimerfriends BV hiervan een schriftelijke bevestiging heeft ontvangen. Volgende annuleringskosten zijn van toepassing indien de annulering wordt uitgevoerd op vraag de reiziger. Bij de toepassing van de percentages bedraagt de minimumvergoeding € 50 per team.

4a. In het geval dat een deelnemer zijn inschrijving annuleert, zijn volgende regels van toepassing:

Het voorschot zal nooit worden terugbetaald tenzij de organisator het wegvallend team kan vervangen.

Indien annulering 90 dagen voor de afreisdatum: terugbetaling van 100% van het gestorte saldo. Indien annulering 30 dagen voor de afreisdatum: terugbetaling van 50% van het gestorte saldo. Indien annulering na 30 dagen voor de afreisdatum: geen enkele terugbetaling.

Bovendien zal geen enkel bedrag worden terugbetaald in het geval van een annulering buiten de wil van de organisator om.

4b. Ferrytickets, (al dan niet als onderdeel van een pakket): annuleringskost steeds 100% daar deze bij bevestiging door de klant onmiddellijk geboekt worden bij de ferrymaatschappij om een vaste prijs te kunnen garanderen. Indien in jouw reis het ferryticket berekend is op basis van het “economy-ticket” dient dit ook bij reservatie volledig betaald te worden en is dit niet meer annuleerbaar en zijn er steeds 100% kosten bij annulering of wijziging.

Wijzigingen van ferrytickets worden uitgevoerd in de mate dat dit aanvaard wordt door de ferrymaatschappij. Indien deze geen wijzigingen toestaan, kan Oldtimerfriends BV niet aansprakelijk gesteld worden en betaalt de reiziger de volledige prijs van het nieuwe ticket.

5. De reiziger erkent naar behoren te zijn ingelicht over de uitzonderlijke omstandigheden die zijn veroorzaakt door de coronaviruscrisis en die van invloed kunnen zijn op zijn reis, en over de situatie van de pandemie op zijn reisbestemming. Hij heeft ook kennis genomen van de actuele reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken (https://diplomatie.belgium.be/nl). De reiziger verklaart dan ook volledig op de hoogte te zijn van de eventuele risico’s en bevestigt voldoende geïnformeerd te zijn door de reisorganisatie.

Artikel 8: Herroepingsrecht

Jouw herroepingsrecht uitoefenen bij een aankoop op afstand (bv. via internet) kan tot 14 kalenderdagen.

Voor het online boeken van reizen geldt dit herroepingsrecht niet. Voor meer informatie hieromtrent, verwijzen wij naar de website van FOD Economie: Uw herroepingsrecht uitoefenen bij een aankoop op afstand (bv. via internet) | FOD Economie (fgov.be).

Artikel 9: Formaliteiten

1. De reiziger dient kennis te nemen van de informatie inzake de te vervullen formaliteiten die hem op de website van het Ministerie van Buitenlandse zaken: https://diplomatie.belgium.be/nl voor het(de) betrokken land(en) worden medegedeeld.

Hij/zij dient in het bezit te zijn van geldige (niet vervallen) identiteitspapieren voor de gereserveerde reis. De internationale reispas dient geldig te zijn tot minimum 6 maanden na de voorziene terugkeer. Hij/zij dient tevens in te staan voor het eventueel bekomen van de nodige visa. Reizigers van niet-Belgische nationaliteit dienen spontaan hun nationaliteit mee te delen. Reizigers met een andere nationaliteit winnen best informatie in bij de respectievelijke ambassades. Voor eventuele complicaties wijst Oldtimerfriends BV alle verantwoordelijkheid af.

2. Kinderen dienen over een identiteitskaart met foto te beschikken. Kinderen die niet door hun ouders vergezeld worden, dienen documenten voor te leggen, waarop de ouders hun toestemming verlenen om alleen te reizen en waarbij de datum van aankomst en van vertrek uit het betrokken land vermeld is, evenals de adressen waar zij zullen overnachten en hun adres in België.

3. Bij niet-naleving van de wettelijke voorschriften van het betrokken land is de daaruit voortvloeiende schade voor rekening van de reiziger.

4. Formaliteiten ivm. de gezondheid: graag verwijzen we hieromtrent naar de meest actuele informatie op de website van het Ministerie van Buitenlandse zaken: https://diplomatie.belgium.be/nl.

De reiziger dient in te staan voor eventuele inentingen. Gezien de organisator geen medische bevoegdheid heeft, dient de reiziger de verstrekte informatie te evalueren met een bevoegde arts.

5. Huisdieren kunnen op reis meegenomen worden mits rekening te houden met de specifieke richtlijnen die door de organisator worden verstrekt. Zij moeten in elk geval in regel zijn met de vaccinatievoorschriften. De organisator aanvaardt echter geen enkele verantwoordelijkheid bij eventuele schade noch voor moeilijkheden die voortspruiten uit het meenemen van huisdieren.

Artikel 10: Bagage

Bij verlies of beschadiging van bagage raadt Oldtimerfriends BV de reiziger aan om bij de afdeling verloren bagage van de luchthaven een property irregularity report invullen (zonder dit document is het onmogelijk om eventueel een vergoeding te bekomen van de externe partij).

Bij transport per autocar dient een attest aan de begeleidend medewerker gevraagd te worden.

Bij transport per ferry dient een attest aan de betrokken ferry-maatschappij aangevraagd te worden.

Artikel 11: Aansprakelijkheid

1. Oldtimerfriends BV is niet aansprakelijk voor kosten voortvloeiend uit vertragingen in het transport ten gevolge van weersomstandigheden, defecten, stakingen, oorlog, wijzigingen van dienstregeling, of transportmiddel.

2. Deze tekst werd opgemaakt volgens gegevens die ons bekend zijn tot zes maanden voor de verschijning ervan. Indien zich wijzigingen voordoen in exploitatie, faciliteiten en diensten van de aangeboden producten zullen deze onmiddellijk na kennisname door de reisorganisator aan de reisbemiddelaar of klant worden meegedeeld.

3. Oldtimerfriends BV is niet aansprakelijk voor overlijden of schade aan de persoon van één van haar reizigers.

Artikel 12: Klachtenregeling

1. De reiziger dient, op een bewijskrachtige wijze, de organisator onverwijld op de hoogte te brengen van iedere non- conformiteit die hij ervaart tijdens de uitvoering van de pakketreis-overeenkomst. Eventuele klachten dienen echter ten laatste 14 dagen na de reis schriftelijk overgemaakt te worden aan Oldtimerfriends BV.

2. De tegenwaarde van niet-verkregen diensten wordt alleen terugbetaald mits het indienen van een geschreven attest uitgaande van de betrokken dienstverlener en waarin duidelijk vermeld wordt welke diensten de reiziger niet ontvangen heeft.

3. Voor eventuele geschillen die niet via de Geschillencommissie Reizen opgelost kunnen worden, zijn alleen de Nederlandstalige rechtbank van eerste aanleg te Brussel en het vredegerecht te Halle bevoegd.